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你有没有担心过有一天你的行政官员米凯拉会去萨斯喀彻温省度假?这并不是因为她回来时声音里可能会有一种新的鼻音,也不是因为她喜欢吃加奶酪凝乳的肉汁薯条(这会让办公室变得臭气熏天)!

也许你只是暗自怀疑,当你的同事不在时,办公室里的东西会开始分崩离析。她的作品对你来说可能是一种朦胧的神秘;一种只有米凯拉才能施展的奇特炼金术。

如果一个新的魔法艺术学徒,也就是一个新的行政官,加入了这个团队,你会担心他们需要多长时间才能学会绳子吗?

无论发生了什么,绝对不应该有任何神秘的事情。每个人的工作都应该分解成易于遵循的步骤。商业透明度这应该是常态。业务流程文档应该是所有办公室的基本要求。让我们再说一遍,再说一遍。一次又一次。

什么是业务流程文档?

业务流程文档记录业务中每个流程的步骤。这听起来很简单,但确实需要经常检查和更新。这需要时间和努力,甚至可能需要一个指定的人来完成这项任务,但从中长期来看,这确实是有帮助的。

它包括创建流程图,写下每个文件的位置和用途。它可以是开发票的清单,也可以是询问来访者的事情。

从本质上讲,这是写下你在工作中做了什么,以及如何做的细节,这样,如果其他人阅读了你的指示,他们就可以像你一样执行任务。

那么你为什么需要它呢?因为…

没有人是不可或缺的

换句话说,一个过程不应该只存在于一个人的大脑中。有时,为了维护工作安全,人们会故意避免对自己执行任务的方式保持透明。或者他们在公司工作了这么多年,这份工作已经成为他们作为一个人的同义词。

他们是管理员,而不是执行管理任务。但如果那个人去萨斯喀彻温省待一周呢?还是决定永远消失?或者退休?

你的公司有权知道每个人是如何完成他们的工作的,因为如果那个人离开任何一段时间,你都必须能够代替他们。您可能会发现使用它很有用工作流管理软件为了在这种情况下提供帮助,但最终,你还需要一步一步地了解人们在做什么。

有可能成为某人的经理或主管,却不太清楚他们在做什么,即使你是一个蠢货女企业家生意很好。虽然人们能够高效地找到独特的做事方法是很好的,但是你需要随时对你的业务流程有一个概述。

为新人开辟了一条清晰的道路

当你雇佣新员工时,你不希望他们在第一天就意识到没有明确的结构可以遵循时就离开。您也不希望他们需要向团队中的“知识持有者”提出数千个问题。这可能会在一个工作日内占用大量时间,并使人们无法工作完成重要任务.这些问题的答案应该以清晰和有条理的方式写下来。

被问上千个问题对你有经验的同事来说也是一个巨大的时间和精力消耗。不应该有知识持有者,知识应该被所有人共享(并且可以共享)。这基本上取决于权力——你不希望新同事和老同事之间,或者在不同领域工作的同事之间出现不平衡。

如果过程被清楚地记录下来,新员工可能会学习得更快,并且他们在学习中可以更自主。如果同事们能够更容易地跟上进度,他们也可以更快地帮助同事。

来源

员工流失给公司带来的损失介于两者之间30%和400%雇员工资的一部分。26%的成本是培训。然而,记录您的过程应该可以减少培训时间和成本。这进而可以降低员工离职的成本。

而且,如果员工的任务事先被适当地记录下来,那么他们的同事在等待新员工到来时就会发现更容易替他们完成任务。

一个连贯的过程

记录您的业务流程,政策和程序这意味着人们更有可能以同样的方式做事,而不是一边做一边编造。如果人们有相似的工作风格并遵循文档化的过程,他们就可以更容易地相互了解并作为一个团队工作。

它们实际上是在同一个页面上——文档化的过程!这使得解决问题更容易,因为每个人都说着同样的语言。团队任务管理只是变得容易多了!

当你的同事请病假时,你必须费力地查看他杂乱无章的文件系统,这简直是一场噩梦。不管你是一个使用QuickBooks的会计QuickBooks的替代品,现在有这么多人远程工作,一切都变得更加困难。即使是与同事的简短交谈也会变成一个更具破坏性的电话。

一旦你知道每个人都在做什么,通过记录,你就可以对这些过程进行标准化。

创造改进空间

业务流程映射允许您创建业务流程的可视化表示。它类似于文档,但更像是一个蓝图,重点是可视化您的核心流程。

映射和文档化都可以让您在自己工作的迷雾中找到清晰的思路,使跨部门的流程更清晰,并找到改进的机会。如果你能清楚地看到你在哪里,你在做什么,你就能看到什么需要改变。

未映射或未记录的流程有太多的重复空间、不必要的任务和不合逻辑的步骤。通过简单地写下所有内容,您就可以开始了解如何改进您的流程,以及哪些步骤需要完全取消!想象一下,要更新的电子表格更少!

良好的工作环境

澄清你的程序也会使同事和部门之间的沟通更加清晰,无论他们是通过电话还是电话进行沟通会议几乎. 更好的沟通通常会带来更好(以及更高效)的工作环境。

具有只有15%的人觉得工作很投入,简化这项工作可能会改善人们对日常工作的感受。人们想要的是有意义的工作,通过消除不必要的任务,工作实际上变得更有意义。

有了额外的自主权,当有人有问题时,员工可以查阅文档,这样就不太可能出现冒名顶替综合症。他们不需要一直问同事,也不用担心这样会问太多问题。

遵循这些规则

澄清您的流程也可以更容易地查看您是否遵守了法规。您所在的行业可能有一系列要求您遵守,或者您可能需要考虑隐私法。它可能看起来很基本,但当您的流程缺乏清晰性时,很容易出错。

经营任何一种商业手段保持良好的记录.如果您正在处理客户信息,或者与公众一起工作,那么您需要了解您的流程是如何遵守或不遵守规则和规定的。

具有56%的人认为员工对数据隐私政策的认识不足,24%的员工表示完全缺乏数据隐私政策,因此需要更明确地降低工作场所的风险。

总结

有很多原因,你应该考虑记录你的业务流程,特别是如果你刚刚起步,有一个相对干净的板岩。这样做似乎很辛苦,但从长远来看,你会为自己和同事节省很多压力。

从第一天开始工作的好处是,随着业务的发展,你将不再需要从很多错误中学习。

确保你遵守规章制度,确保万一有人离职你也能得到保障,当然,确保你的员工和同事工作愉快,这些都是良好组织的重要结果。

记录流程是良好组织的第一步。从那里开始,你将更清楚地知道该朝哪个方向前进,以及如何改进过程。有些公司聘请专家来完成文件编制工作。随着时间的推移,人们来来去去,它需要定期更新和审查。

有些组织会将这项任务分配给团队成员。这可能是一种成本效益高且简单的方法。常言道,人多误事。

Alister Esam是Process Bliss公司的首席执行官和创始人业务流程管理软件这是在重塑企业执行日常任务的方式。他是战略规划、业务流程管理和业务流程优化方面的专家。拥有超过15年的帮助企业以最高效率运行的经验,阿利斯特致力于使工作更轻松,更激励经理和员工。这是他的LinkedIn

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